Der Plan sagt, was passieren soll.
Das Protokoll sagt, was passiert ist.
Ein Reinigungsprotokoll ist der Beleg für eine einzelne Reinigung. Es beantwortet fünf Fragen: wer, wann, wo, was und womit. Diese Seite erklärt, warum jede einzelne davon gebraucht wird, und zeigt, wie der Eintrag in Hyginify entsteht.
Was ist ein Reinigungsprotokoll?
Ein Reinigungsprotokoll hält fest, dass eine bestimmte Reinigung tatsächlich stattgefunden hat. Es ist damit das Gegenstück zum Reinigungsplan: Der Plan blickt nach vorn und ordnet an, das Protokoll blickt zurück und belegt.
Der Unterschied klingt klein, entscheidet aber im Ernstfall alles. Wer nur einen Plan vorlegen kann, zeigt seine Absicht. Wer ein Protokoll vorlegen kann, zeigt sein Ergebnis. Im Streitfall zählt das Zweite.
Merksatz: Der Plan ist ein Versprechen, das Protokoll ist der Beleg.
Fünf Angaben, die in jedem Eintrag stehen müssen
Fehlt eine dieser Angaben, ist der Eintrag zwar vorhanden, aber nicht verwendbar. Prüfen Sie Ihre eigene Liste einmal an diesen fünf Fragen.
- 1
Wer?
Der Name der Person, die gereinigt hat. Ein Kürzel oder ein Haken reicht nicht. Wenn drei Monate später jemand nachfragt, muss die Zuordnung noch eindeutig sein.
- 2
Wann?
Datum und Uhrzeit. Die Uhrzeit ist der Teil, der auf Papier fast immer fehlt, und genau der Teil, der eine Aussage belastbar macht.
- 3
Wo?
Der Raum oder der Bereich, eindeutig bezeichnet. „Erdgeschoss“ ist keine Angabe, „EG, Sanitär Damen“ schon.
- 4
Was?
Welche Arbeiten erledigt wurden. Am besten als Liste, die aus dem Reinigungsplan stammt, damit Vorgabe und Beleg dieselbe Sprache sprechen.
- 5
Womit und wie bestätigt?
Falls gefordert: das verwendete Mittel. Und in jedem Fall eine Bestätigung, also eine Unterschrift oder eine andere nachvollziehbare Freigabe.
Warum die Papierliste an diesen fünf Fragen scheitert
Papier und Excel halten fest, dass jemand einen Haken gesetzt hat. Wann und von wem, steht dort in den meisten Fällen nicht. Vier Muster wiederholen sich in fast jedem Betrieb.
Der Haken ohne Uhrzeit
Auf Papierlisten steht meist nur ein Kreuz in einer Tagesspalte. Ob morgens um sechs oder abends um acht gereinigt wurde, ist damit nicht mehr feststellbar.
Das nachträgliche Ausfüllen
Eine Liste, die am Freitag für die ganze Woche ausgefüllt wird, sieht aus wie ein Protokoll, ist aber keines. Sie belegt nur, dass jemand am Freitag geschrieben hat.
Die Liste, die niemand mehr findet
Papier wandert in Ordner, Ordner wandern in Schränke. Wenn die Nachfrage kommt, kostet die Suche mehr Zeit als die Reinigung selbst.
Der Mangel per Zuruf
Eine defekte Lampe wird mündlich gemeldet, vergessen und ist beim nächsten Termin wieder da. Im Protokoll taucht sie nie auf.
Ein Reinigungsprotokoll, das Ihr Team ab dem ersten Tag führt
Der Eintrag entsteht dort, wo gereinigt wird, und nicht abends am Schreibtisch. Ihr Team scannt einen QR-Code und hakt ab. Uhrzeit, Person und Ort setzt das System dabei selbst.
So entsteht ein Eintrag in Hyginify
Fünf Fragen, fünf Antworten. Die meisten davon beantwortet das System, bevor jemand etwas eingibt.
Der Eintrag beginnt mit einem Scan
Ihr Team scannt den QR-Code im Raum, meldet sich mit Name und PIN an und hakt die Aufgaben im Browser ab. Kein Download, keine Firmen-E-Mail, kein Passwort. Damit stehen Wer, Wann und Wo bereits fest, bevor jemand etwas eintippt.
Zeitstempel, Unterschrift, Foto bei jedem Eintrag
Jeder Check-in wird mit Uhrzeit, digitaler Unterschrift und auf Wunsch mit Foto gespeichert. Spätere Änderungen bleiben im Protokoll sichtbar. Dort steht, wer wann was geändert hat. Exportiert wird als PDF oder CSV.
Aus Einträgen wird eine Übersicht
Einzelne Protokolle beantworten Einzelfragen. Die Auswertung beantwortet die Fragen dahinter: Welcher Plan läuft rund, wann wird gereinigt, wie verteilt sich die Arbeit im Team.
Das „Was“ steht schon im Protokoll
Die Aufgaben kommen aus Ihrem Reinigungsplan, samt Foto und Video zur Anleitung. Beides erscheint beim Check-in auf dem Mobiltelefon, in 16 Sprachen. Niemand muss frei formulieren, was er getan hat.
Das „Wer“ ohne Benutzerkonto
Mitarbeiter werden mit Namen und einer PIN angelegt, die Sprache stellt sich automatisch ein. Kein Benutzerkonto, kein Passwort, keine Einladung per E-Mail. Trotzdem ist jeder Eintrag einer Person zugeordnet.
Sie brauchen kein ERP, um eine Reinigung zu protokollieren.
Es gibt Software, die ganze Reinigungsunternehmen steuert: Angebote, Kalkulation, Dienstpläne, Zeiterfassung, Rechnungen, Lohnvorbereitung. Wenn Sie das brauchen, sind Sie dort richtig. Mit dem entsprechenden Aufwand bei der Einführung.
Hyginify deckt davon einen Schritt ab: den Nachweis. Heraus aus Papier und Excel, ohne Einführungsprojekt.
Hyginify passt, wenn Sie
- einzelne Reinigungen mit Uhrzeit, Person und Bestätigung belegen müssen
- heute mit Papierlisten oder Excel arbeiten
- ein Team haben, das keine Software lernen will
Hyginify passt nicht, wenn Sie
- Dienstpläne, Arbeitszeiten und Löhne im selben System führen wollen
- Angebote, Aufträge und Rechnungen abbilden wollen
- ohne Mobilfunkempfang erfassen müssen
Häufige Fragen zum Reinigungsprotokoll
Reinigungsplan oder Reinigungsprotokoll, was ist der Unterschied?
Der Plan ist die Vorgabe und wird einmal erstellt. Das Protokoll ist der Beleg und entsteht bei jeder einzelnen Reinigung neu. Der Plan sagt „montags bis freitags“, das Protokoll sagt „am Dienstag um 06:12 Uhr durch Anna“.
Muss ein Reinigungsprotokoll unterschrieben werden?
Eine Bestätigung macht den Eintrag belastbarer, weil sie ihn einer Person zuordnet. In Hyginify wird beim Check-in eine digitale Unterschrift gespeichert, auf Wunsch zusätzlich ein Foto.
Können Einträge nachträglich geändert werden?
Ja, Einträge lassen sich korrigieren. Jede Änderung bleibt aber im Protokoll sichtbar, zusammen mit der Information, wer sie wann vorgenommen hat. Eine Korrektur verschwindet also nicht spurlos.
Wie lange muss ich Reinigungsprotokolle aufbewahren?
Das hängt von Ihrer Branche und Ihrem Vertrag ab, eine allgemeine Frist gibt es nicht. Halten Sie sich an das, was Auftraggeber, Aufsichtsbehörde oder interne Vorgaben von Ihnen verlangen. Digital gespeicherte Protokolle bleiben abrufbar, solange Ihr Konto besteht, und lassen sich jederzeit als PDF oder CSV exportieren.
Können unsere Kunden die Protokolle sehen?
Auf zwei Wegen: über die öffentliche Statusseite am Objekt, auf der sichtbar ist, wann zuletzt gereinigt wurde, und über den Export als PDF oder CSV, den Sie weitergeben.
Funktioniert der Check-in ohne Internetverbindung?
Nein. Für den Check-in wird eine Verbindung gebraucht. In Kellern und Tiefgaragen ohne Empfang stößt Hyginify an seine Grenze.
Schluss mit der Zettelwirtschaft.
Ersten Plan anlegen, QR-Code drucken, erster Check-in. Keine Zahlungsdaten, keine Einrichtungsgebühr.