Der Reinigungsplan
Die Vorgabe. Welche Räume, welche Arbeiten, welche Häufigkeit, welche Zuständigkeit. Er ist der Maßstab, an dem später alles gemessen wird.
Reinigungsdokumentation ist kein Ordner. Sie ist eine Antwort auf eine Frage.
Die Frage lautet: Wurde gereinigt, und können Sie es belegen? Alles, was Sie dafür brauchen, gehört zur Dokumentation. Diese Seite zeigt, aus welchen vier Bausteinen sie besteht und wie sie entsteht, ohne dass jemand abends Listen nachträgt.
Überblick ohne Anruf
Im Dashboard sehen Sie, welche Aufgaben erledigt sind und wo ein Check-in fehlt. Dafür braucht es keinen Anruf.
Nachweis ohne Suchen
Kommt die nächste Kontrolle, liegen Zeitstempel, Fotos und Unterschriften bereit. Dafür braucht es keine Suche im Ordner.
Start ohne Installation
Hyginify läuft im Browser, Ihr Team braucht nur QR-Code und PIN. Dafür braucht es keine Installation.
Die vier Bausteine
Die Reinigungsprotokolle
Der Beleg für jede einzelne Reinigung, mit Person, Datum, Uhrzeit, Ort und Bestätigung. Der Plan sagt „täglich“, das Protokoll sagt „am 3. März um 06:12 Uhr“.
Die Mängelmeldungen
Alles, was von der Vorgabe abweicht: defekte Geräte, leere Spender, Beschädigungen, Reklamationen des Auftraggebers. Eine Dokumentation ohne Abweichungen ist unvollständig, nicht vorbildlich.
Die Nachweise nach außen
Das, was Sie weitergeben: der Monatsnachweis an den Auftraggeber, der Auszug für eine Prüfung, die Übersicht für die Geschäftsführung. Meist als PDF, Excel oder CSV für einen gewählten Zeitraum.
Wenn die Dokumentation zum Auswahlkriterium wird
Wer sich um einen Reinigungsauftrag bewirbt, wird nicht nur nach dem Preis beurteilt. Der Leitfaden des Bayerischen Staatsministeriums zur Vorbereitung von Reinigungsausschreibungen listet auf, was Auftraggeber von Bietern verlangen können. Mehrere Punkte betreffen ausschließlich die Frage, wie sauber ein Betrieb seine eigenen Unterlagen führt.
Üblich sind unter anderem:
- ein Qualitätssicherungssystem, in dem auch Reklamationen dokumentiert werden
- eine Referenzliste mit laufenden Aufträgen in vergleichbarer Größenordnung
- eine Beschreibung der eingesetzten Reinigungstechnik
- Eigenerklärungen zu Unfallverhütung, Mitarbeiterschulung und umweltfreundlichen Produkten
- Zertifizierungen, etwa nach DIN EN ISO 9001 oder EMAS
- Nachweise wie Unbedenklichkeitsbescheinigung, Gewerberegisterauszug und Betriebshaftpflicht
Der Leitfaden schließt mit dem Satz, dass nach der Ausschreibung vor der Ausschreibung ist: Unterlagen sollten regelmäßig besprochen und aktualisiert werden. Eine Dokumentation, die laufend entsteht, erfüllt diese Anforderung nebenbei. Eine, die erst vor dem Abgabetermin zusammengestellt wird, kostet jedes Mal dieselbe Woche.
Eine Reinigungsdokumentation, die Ihr Team ab dem ersten Tag führt
Ihr Team scannt einen QR-Code und hakt ab. Sie sehen jederzeit, wer wann wo gereinigt hat, und geben genau das weiter, was gerade gefragt ist.
Unterlagen, die abends zusammengestellt werden, sind keine Dokumentation, sondern eine Erinnerung. In Hyginify entsteht der Eintrag im Moment der Reinigung, mit Uhrzeit, Person und Ort. Dafür genügen QR-Code und PIN.
Zwölf Standorte bedeuten sonst zwölf Excel-Dateien. Hier stehen alle Pläne nebeneinander, mit dem gleichen Aufbau und dem gleichen Nachweis. Ob ein Objekt oder fünfzig, die Bedienung bleibt dieselbe.
Zeitraum wählen, als PDF, Excel oder CSV exportieren, an Auftraggeber oder Prüfer weitergeben. Zusätzlich gibt es die öffentliche Statusseite am Objekt, auf der jeder sehen kann, wann zuletzt gereinigt wurde.
Schluss mit der Zettelwirtschaft.
Starten Sie mit 14 Tagen Premium, ohne Zahlungsdaten. Danach läuft Hyginify kostenlos auf Basis weiter. Der erste Check-in steht nach etwa zehn Minuten.
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- Keine Zahlungsdaten nötig
Nachweise, auf die Sie sich stützen können
Ein Eintrag entsteht beim Reinigen, nicht danach: Uhrzeit, Person, Unterschrift, auf Wunsch Foto. Jede spätere Änderung bleibt im Protokoll sichtbar.
- Zeitstempel und Unterschrift
- Fotonachweis je Aufgabe
- Änderungsprotokoll mit Vorzustand
- Verkettete Einträge (HMAC)
- Export als PDF, Excel, CSV oder Z3
- Hosting in Deutschland und der EU
16 Sprachen
Die Oberfläche stellt sich je Mitarbeiter automatisch auf die hinterlegte Sprache ein.
10 Minuten
Vom Konto bis zum ersten Check-in, ohne Einführungsprojekt.