Die Nachweis Software, die Ihr Team wirklich nutzt.

Für alle, die belegen und protokollieren müssen, dass Aufgaben erledigt wurden, ob Reinigung, Hygiene oder wiederkehrende Kontrollen.

Nachweis, kein Backoffice

Viele Systeme steuern den ganzen Betrieb: Planung, Personal, Abrechnung. Hyginify löst eine andere Aufgabe: den einfachen Nachweis, dass erledigt wurde, von Reinigung über Hygiene bis zu wiederkehrenden Kontrollen.

Sie behalten den Überblick, egal wer putzt. Ihr eigenes Team reinigt, oder ein externer Dienstleister übernimmt. In beiden Fällen sehen Sie, was tatsächlich erledigt wurde. Hotel, Fitnessstudio, Kommune, Verein, Gastronomie oder Praxis: der Nachweis sieht überall gleich aus.
Treppenhaus, Sanitär, Außenanlagen und mehr über hunderte Liegenschaften hinweg an einem Ort dokumentiert. Statt einzelner Zettel je Objekt sehen Sie zentral, was wann wo erledigt wurde, und weisen es Eigentümern und Beiräten nach.
Belegen Sie Ihren Auftraggebern die geleistete Arbeit mit einer öffentlichen Statusseite. Ein QR-Code am Objekt, und der Kunde sieht mit Zeitstempel und Unterschrift, wann zuletzt gereinigt wurde. So heben Sie sich vom Wettbewerb ab und ersparen sich das Nachtelefonieren.
Nachweis, kein Backoffice

Reibungslos für die Menschen vor Ort

Viele Nachweis-Systeme setzen auf eine App pro Reinigungskraft. Bei hoher Fluktuation scheitert genau daran die Einführung.

Ihr Team scannt und legt los. QR-Code scannen, im Browser abhaken, fertig. Kein Download, keine Installation, keine Hardware. Vor Ort auf dem Smartphone, in der Verwaltung am Tablet oder Computer, unabhängig vom Betriebssystem.
Ihre Mitarbeiter brauchen kein Firmenkonto und keine Registrierung in einer App. Sie identifizieren sich einfach über Name und PIN, das funktioniert grundlegend anders und ist gerade bei hoher Fluktuation ein unterschätzter Vorteil.
Die Oberfläche ist selbsterklärend, sodass neue Kräfte ohne Schulung sofort loslegen. Gerade bei wechselndem Personal spart das viel Einarbeitung und sorgt dafür, dass am Ende wirklich dokumentiert wird.
Reibungslos für die Menschen vor Ort

Selbst starten statt Demo-Termin

Etablierte Anbieter verkaufen nur über Demo-Termine, teils mit Einrichtungsgebühr. Bei Hyginify starten Sie selbst und wachsen bei Bedarf in Premium- und Enterprise-Pläne mit individuellen Lösungen.

Registrieren, Plan anlegen, QR-Code drucken, in wenigen Minuten selbst starten. Wachsen die Anforderungen, kommen persönliches Onboarding, fester Ansprechpartner, eigene Berichte, White-Label, SSO und API dazu, auf Wunsch auch On-Premise.
Die Basisversion ist dauerhaft kostenlos, ganz ohne Zahlungsdaten bei der Anmeldung. So probieren Sie Hyginify in Ruhe aus und entscheiden im eigenen Tempo, bevor Sie überhaupt Geld ausgeben.
Der Preis ist klar einsehbar und monatlich kündbar, keine Angebote nach Aufwand und keine versteckten Kosten. Sie wissen von Anfang an, was Hyginify kostet, und binden sich an keinen langen Vertrag.
Selbst starten statt Demo-Termin

So sieht Reinigungsdokumentation aus, wenn sie funktioniert.

Papier verschwindet, Excel wird nachgetragen, große Systeme benutzt niemand vor Ort. Hyginify erzeugt den Nachweis dort, wo gereinigt wird.

Mit Papier

  • Zettel gehen verloren, Ordner füllen sich.
  • Nachträglich unterschrieben, niemand kann es prüfen.
  • Fotos landen in WhatsApp und versanden.
  • Bei der Prüfung fehlt der Beleg.
  • Status kennt nur, wer anruft.

Mit Excel

  • Abends nachgetragen, aus dem Gedächtnis.
  • Kein Zeitstempel, keine Unterschrift, kein Beweis.
  • Jeder Standort pflegt seine eigene Datei.
  • Auswertung heißt: Dateien zusammenkopieren.
  • Wer es geändert hat, sieht niemand.

Mit großen ERP- und Planungssystemen

  • Gebaut fürs Backoffice, nicht für die Reinigungskraft.
  • App, Konto und Schulung pro Mitarbeiter.
  • Einführung als Projekt, oft mit Einrichtungsgebühr.
  • Preis auf Anfrage, Kosten nach Aufwand.
  • Am Ende wird vor Ort doch wieder der Zettel geführt.

Mit Hyginify

  • QR scannen, abhaken, unterschreiben, fertig.
  • Zeitstempel, Unterschrift und Foto.
  • Alle Standorte in einer Echtzeit-Übersicht.
  • Export als PDF, CSV oder Excel.
  • Ohne App, ohne Schulung, in Minuten startklar.

Alles, was Hyginify mitbringt

Nach Bereichen sortiert, von der Erfassung vor Ort bis zum Export und Archiv.

Erfassung & Check-in13

Papierlose Dokumentation

Jeder Reinigungsnachweis wird digital erfasst, gespeichert und ist jederzeit abrufbar.

QR-Code Check-in ohne App

Mitarbeiter scannen den Code am Einsatzort und bestätigen ihre Aufgaben im Browser, auf jedem Smartphone.

PIN-Anmeldung pro Objekt

Fünfstellige PIN, geprüft gegen die Zuweisung im jeweiligen Plan. Wer nicht zugeordnet ist, kann nicht einchecken.

PIN als Kästchen oder Ziffernblock

Je Objekt einstellbar: klassische Eingabefelder oder großer Touch-Ziffernblock, auch mit Handschuhen bedienbar.

Tages-Rhythmus mit Zeitfenstern

Feste Uhrzeiten je Wochentag, mit Kulanz von 10 Minuten davor und 60 Minuten danach, korrekt über Mitternacht hinweg.

Wochen-Rhythmus

Check-in an ausgewählten Wochentagen, ohne Uhrzeitbindung, ein Nachweis je Tag.

Monats-Rhythmus

Für Aufgaben, die einmal im Monat anfallen: Grundreinigung, Filterwechsel, Tiefenreinigung.

Kalenderwochen-Rhythmus

Ein Nachweis pro Kalenderwoche, automatisch der laufenden KW zugeordnet. Zulässige Wochentage frei einstellbar.

Benutzerdefinierte Zeitfenster

Bis zu 24 benannte Fenster mit Start- und Endzeit und Wochentagen, etwa „Morgens 06:00–08:00, Mo–Fr“.

Automatische Dublettenprüfung

Je Slot, Tag, Woche und Monat wird geprüft, ob bereits eingecheckt wurde. Ein zweiter Eintrag im selben Zeitraum wird abgewiesen.

Digitale Unterschriften

Unterschrift direkt auf dem Display, gespeichert am Check-in und sichtbar im PDF-Export.

Fotonachweise

Foto als Reinigungsbeleg, je Plan optional oder als Pflichtfeld.

Zeitzone pro Objekt

Jeder Plan hat seine eigene Zeitzone. Ein Berliner Objekt bleibt korrekt, auch wenn die Auswertung aus Singapur geöffnet wird.

Anleitungen & Gefahrstoffe8

Reinigungsanweisungen mit Bild und Video

Anleitungen je Aufgabe mit Fotos und Videos, sichtbar beim Check-in auf dem Handy.

Produktkatalog

Produkte mit Hersteller, Kategorie, Foto und Status. Gesperrte Produkte sind beim Check-in rot markiert.

Sicherheitsdatenblatt je Produkt

SDB als PDF hinterlegen, direkt beim Check-in abrufbar, ohne Ordnersuche im Lager.

SDB-Fristenüberwachung

Gültigkeitsdatum je Sicherheitsdatenblatt, mit automatischer E-Mail 30 Tage, 7 Tage und am Stichtag.

Betriebsanweisung je Produkt

Betriebsanweisung nach Gefahrstoffrecht als eigenes Dokument hinterlegen und dem Personal ausspielen.

Gefahrstoff-Kennzeichnung

Produkte als Gefahrstoff markieren. Die Kennzeichnung erscheint beim Check-in und in den erweiterten Exporten.

Anwendungsregeln mit Verbindlichkeitsgrad

Regeltyp, Inhalt, Quelle und Verbindlichkeit je Produkt, mit PDF-Anhang.

Referenzielle Sicherheit

Ein Produkt mit hinterlegten Anwendungsregeln lässt sich nicht löschen. Keine verwaisten Vorschriften.

Mängel, Tickets & Maßnahmen6

Mängel- und Schadensmeldungen

Meldung direkt beim Check-in über konfigurierbare Vorlagen: defekte Lampe, tropfender Hahn, Beschädigung.

Ticketsystem

Tickets zu einem konkreten Aufgaben-Zeitfenster, mit Kategorie, Begründung und Foto.

Eigene Ticket-Kategorien

Kategoriekatalog je Konto, frei benennbar und sortierbar.

Fortlaufende Ticketnummern

Fortlaufende, kontobezogene Nummer, zitierfähig gegenüber Auftraggeber und Prüfer.

Ursache, Frist, Wirksamkeitsprüfung

Zu jedem Ticket lassen sich Ursache, Fälligkeitsdatum und eine dokumentierte Wirksamkeitsprüfung erfassen.

Fristerinnerung für offene Maßnahmen

Überschreitet ein Ticket sein Fälligkeitsdatum, erinnert das System täglich bis zum Abschluss.

Personal & Qualifikation5

Personalverwaltung mit Unterschrift

Mitarbeiter einmal anlegen, Unterschrift einmal erfassen, danach reicht die PIN.

Vorarbeiter-Rolle

Vorarbeiter sehen fehlende Einträge ihres Teams direkt auf der QR-Seite, ohne Admin-Zugang.

Belehrung nach § 43 IfSG

Datum je Mitarbeiter, 12 Monate Gültigkeit, Erinnerung 30 Tage, 7 Tage und am Ablauftag. Nur Datumsangaben, keine Gesundheitsdaten.

Hygieneschulung mit Frist

Gleiche Mechanik für die jährliche Schulung: Datum hinterlegen, das System erinnert vor Ablauf.

Ausscheiden ohne Datenverlust

Ausgeschiedene werden deaktiviert statt gelöscht: alte Nachweise bleiben erhalten, die E-Mail wird anonymisiert.

Auswertung & Übersicht7

Echtzeit-Statusübersicht

Sehen, welche Bereiche erledigt sind und wo Check-ins fehlen, aktualisiert mit jedem Eintrag.

Anwesenheitstabelle pro Plan

Alle Check-ins mit Mitarbeiter, Aufgabe, Uhrzeit und Status in einer Tabelle.

Dashboard über alle Pläne

Soll-Ist-Vergleich, Abschlussquoten und Trends über alle Objekte und Standorte.

KPI-Analyse mit Aufschlüsselung

Abschlussquote, Trend mit 90-Prozent-Zielmarke und die Aufgaben mit den meisten Ausfällen, je Tag, Woche und Monat.

Zellgenaue Nachverfolgung

Jede Zelle der Auswertung ist anklickbar und zeigt, wer wann eingecheckt hat und was fehlt.

Gruppierung nach Standort

Pläne nach Standorten, Gebäuden oder Bereichen organisieren, unbegrenzt viele Gruppen.

Fuzzy-Suche

Ab 15 Einträgen schaltet sich eine fehlertolerante Suche zu, Tippfehler inklusive.

Export & Nachweisführung11

PDF-Export mit Unterschriften

Anwesenheitsdaten als PDF inklusive der digitalen Signaturen, zur Weitergabe an Auftraggeber.

CSV-Export

Gefilterte Rohdaten für Excel und eigene Auswertungen.

Excel-Export (XLSX)

Direkter Download ohne CSV-Import-Umweg und ohne Umlautprobleme.

Erweiterter Export mit Gefahrstoffdaten

Detailexport mit Produktinformationen, Kennzeichnung, Anwendungsregeln und Anweisungsdaten je Check-in.

Stand zum Zeitpunkt des Check-ins

Produkt- und Regelstand werden beim Check-in festgehalten. Spätere Änderungen verändern den alten Eintrag nicht.

GoBD-Archivexport (Z3)

Gewählter Zeitraum als Z3-Archiv: ZIP mit index.xml und CSV, dazu eine Prüfsumme.

Auditprotokoll

Jede Änderung an Plänen, Aufgaben und Personal mit Zeitstempel, Benutzer und geänderten Feldern.

Verkettete Protokolleinträge

Jeder Eintrag ist per HMAC mit dem vorherigen verkettet. Eine Prüffunktion zeigt, ob die Kette unverändert ist.

Dokumentenablage je Objekt

Bis zu 20 PDFs je Plan, etwa Zonenplan, Freigaben oder Prüfberichte, mit optionalem Ablaufdatum.

Reinigungspläne als Dokument

Mehrere Nachweise zu einem übergeordneten Plan bündeln, mit Version, Gültigkeit und verantwortlicher Person.

Betriebsdaten für das Lebensmittelrecht

Registrier- oder Zulassungsnummer des Betriebs und die zuständige Behörde hinterlegen, beides erscheint auf den erzeugten Dokumenten.

Benachrichtigungen10

Verspätungswarnung

Ist das Zeitfenster erreicht und niemand eingecheckt, geht eine Warnung raus. Der Abgleich läuft alle 15 Minuten.

Meldung bei verpasster Reinigung

Wurde ein Slot komplett verpasst, informiert das System Mitarbeiter, Vorarbeiter oder Inhaber, einzeln oder gestaffelt.

Meldung bei unvollständiger Checkliste

Wurde eingecheckt, aber nicht alles bestätigt, wird das gemeldet statt still abgehakt.

Ticket-Benachrichtigungen

Bei Neuanlage, Statuswechsel und Abschluss, an frei gewählte Empfänger.

Tages-, Wochen- und Monatsberichte

Automatischer Bericht zur gewünschten Uhrzeit, am gewünschten Wochentag oder Monatstag.

Empfänger nach Rolle

Inhaber, Vorarbeiter des Objekts, zugewiesene Mitarbeitende oder eine konkrete Person. Personalwechsel ändert die Regel nicht.

Regelbereich frei wählbar

Eine Regel gilt für alle Objekte, eine Gruppe, eine Auswahl oder einen einzelnen Plan.

Persönliche Aufgabenerinnerung

Täglich oder wöchentlich eine Mail mit genau den eigenen Aufgaben in diesem Objekt.

Abmeldelink in jeder E-Mail

Jeder Empfänger meldet sich einzeln ab, ohne dass die Regel für alle anderen kippt.

Zustellprotokoll

Nachvollziehbar, welche Benachrichtigung wann an wen ging und ob sie zugestellt wurde.

Auftraggeber & Außenwirkung9

Kundenportal mit eigenem Branding

Eigener Zugang je Auftraggeber mit Logo, Kopfbild, Farbe und Begrüßung. Sichtbar sind Abschlussquote, Pünktlichkeit, Trend und offene Mängel.

Datenschutz im Portal eingebaut

Keine Mitarbeiternamen, Fotos, Unterschriften oder Kommentare verlassen die Grenze. Die Schwärzung passiert serverseitig.

Zugang per QR und PIN oder Magic Link

QR-Plakat mit fünfstelliger PIN oder befristeter Link, jederzeit widerrufbar, mit Sperre nach Fehlversuchen.

Interne Objektnamen bleiben intern

Je Portal lässt sich ein Anzeigename je Objekt setzen. Ihre Arbeitskürzel erreichen den Kunden nicht.

Zugriffsübersicht je Portal

Sichtbar, wann ein Portal zuletzt geöffnet wurde und wie oft. Ungenutzte Links fallen auf.

Öffentliche Statusseite

Reinigungsstatus per Link oder QR teilen, für Mieter, Gäste oder Verwaltung, ohne Login.

Check-in-Seite individualisieren

Steuern, was öffentlich erscheint: Namen, Aufgabenliste, Standort, Titel, Uhrzeit.

Sechs QR-Plakat-Vorlagen

A5 bis A7, hoch und quer, geschäftlich oder freundlich, mit eigener Farbe und eigenen Textzeilen.

Logo und Farben in Berichten

Logo, Kopfzeilenfarbe, Tabellenfarben und Fußzeile für alle erzeugten PDFs.

Sonderfälle & Organisation5

Sonderreinigung

Reinigungen außerhalb des Plans, mit eigenem QR-Code, mehreren Terminen und denselben Aufgaben und Anleitungen.

Team- und Rollenverwaltung

Teammitglieder per E-Mail einladen, Rolle Bearbeiter oder Nur Lesen, gemeinsame Verwaltung im selben Konto.

Einladungen mit Ablauf und Widerruf

Einladungslinks sind befristet und jederzeit widerrufbar. Eingeladene registrieren sich in einem Schritt.

Freigabestatus je Plan

Entwurf, intern, öffentlich oder schreibgeschützt. Ein Entwurf wird nicht versehentlich ausgehängt.

Beispielvorlagen zum Start

Fertige Vorlagen für Aufgaben, Berichte und Anleitungen. Der erste Plan steht in Minuten.

Sprache, Technik & Sicherheit10

16 Sprachen

Die gesamte Oberfläche inklusive Check-in-Seite in 16 Sprachen.

Sprache je Mitarbeiter und Objekt

Standardsprache je Person und je Plan. Die QR-Seite öffnet direkt richtig, ohne Umschalten.

Eigene Übersetzungen für Aufgaben

Name, Anzeigename und Beschreibung je Sprache selbst hinterlegen. Fachbegriffe bleiben Ihre Fachbegriffe.

Google- und Microsoft-Anmeldung

Konto per Google oder Microsoft anlegen oder verknüpfen, ohne separates Passwort.

Zwei-Faktor-Authentifizierung

TOTP über jede gängige Authenticator-App, inklusive Backup-Codes.

Sofortige Sitzungsentwertung

Beim Abmelden wird das Token serverseitig gesperrt und für weitere Anfragen abgelehnt.

Dunkler Modus

Hell, dunkel oder nach Systemeinstellung.

Hilfe und Neuigkeiten in der App

Ersteinrichtung, häufige Fragen, Fehlerbehebung und Produktneuigkeiten direkt in der Anwendung.

Funktionen einzeln zubuchbar

Elf Funktionsbereiche sind in höheren Tarifen enthalten oder einzeln zubuchbar.

Kontingent-Erweiterungen

Plus 10 Objekte, Aufgaben oder Mitarbeitende als Paket, ohne Tarifwechsel.

Schluss mit der Zettelwirtschaft.

Starten Sie mit 14 Tagen Premium, ohne Zahlungsdaten. Danach läuft Hyginify kostenlos auf Basis weiter. Der erste Check-in steht nach etwa zehn Minuten.

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