Sie verwalten mehrere Standorte. Ihr Kollege kümmert sich um die Pläne im Norden, Sie um den Süden. Bisher brauchte jeder ein eigenes Konto – mit eigenen Daten, eigener Lizenz, eigenen Berichten. Das ist vorbei.
Warum dieses Feature
Über die letzten Monate hat uns ein Feedback besonders oft erreicht: „Ich brauche das nicht alleine. Mein Team auch.” Facility-Dienstleister mit mehreren Objektleitern, Hausverwaltungen mit mehreren Mitarbeitern, Pflegeeinrichtungen mit Schichtleitungen – überall arbeitet nicht eine Person, sondern ein Team.
Die bisherige Lösung – ein Konto pro Person – führte zu fragmentierten Daten. Pläne wurden parallel gepflegt, Berichte mussten manuell zusammengeführt werden, Änderungen waren nicht synchronisiert. Mit Version 3.12.0 ist Schluss damit.
Was sich ändert
Ab sofort kann jedes Premium-Konto bis zu zehn Mitglieder einladen. Die Einladung erfolgt per Link – kein E-Mail-Verifizierungs-Pingpong, kein manuelles Anlegen von Logins. Sie schicken den Link, der Empfänger registriert sich oder meldet sich mit bestehendem Konto an. Fertig.
Alle Mitglieder sehen die gleichen Reinigungspläne, die gleichen Aufgaben, das gleiche Personal. Wer einen Plan ändert, ändert ihn für alle. Wer einen Check-in macht, dokumentiert ihn im gemeinsamen System.
Rollenverteilung
Drei Rollen stehen zur Auswahl:
Administrator. Kann alles: Pläne anlegen, Mitglieder einladen, Einstellungen ändern, Daten exportieren. Ideal für Geschäftsführung und Objektleitung.
Bearbeiter. Kann Pläne und Aufgaben bearbeiten, Check-ins durchführen, Berichte einsehen. Aber: keine Einladung neuer Mitglieder, keine Konto-Einstellungen. Ideal für Standortverantwortliche.
Mitarbeiter. Sieht nur, was zu tun ist – und macht den Check-in. Keine Plan-Änderungen, keine Berichte. Ideal für Reinigungspersonal vor Ort.
Wer sieht was?
Berechtigungen entscheiden nicht nur, was geändert werden darf, sondern auch, was sichtbar ist. Ein Mitarbeiter mit der Rolle „Mitarbeiter” sieht beispielsweise keine Berichte oder Auswertungen anderer Standorte. Das hält die Oberfläche fokussiert und schützt sensible Daten.
Tipp: Beginnen Sie zurückhaltend. Geben Sie neuen Mitgliedern eher zu wenige als zu viele Rechte. Hochstufen geht später jederzeit – herunterstufen ist unangenehmer.
Ideale Team-Konfigurationen
Einzelobjekt mit Reinigungsteam. 1 Administrator + 3 bis 5 Mitarbeiter. Der Objektleiter pflegt den Plan, das Team checkt ein.
FM-Dienstleister mit mehreren Standorten. 1 Administrator (Geschäftsführung) + 2 bis 3 Bearbeiter (Objektleiter) + Mitarbeiter pro Standort. Die Objektleiter pflegen ihre Pläne autonom, die Geschäftsführung sieht alles.
Hausverwaltung mit Subunternehmern. 1 Administrator (Hausverwaltung) + 1 Bearbeiter (externes Reinigungsunternehmen) + Mitarbeiter (Reinigungskräfte). Klare Trennung zwischen Auftraggeber- und Auftragnehmer-Sicht.
Was es nicht ist
Teams ist kein vollwertiges Berechtigungssystem mit individuellen Rechten pro Plan. Wer einen Plan sieht, sieht ihn ganz – oder gar nicht. Die meisten Hyginify-Nutzer arbeiten mit überschaubaren Strukturen, in denen das ausreicht. Für komplexere Hierarchien sprechen Sie uns gerne an.
So fangen Sie an
Im Bereich „Mitglieder” finden Sie ab sofort den Button „Einladen”. Klicken Sie darauf, kopieren Sie den Link, schicken Sie ihn per E-Mail oder Messenger. Der Link ist 7 Tage gültig.
Teams sind im Premium-Plan enthalten. Eine Erweiterung über zehn Mitglieder hinaus ist auf Anfrage möglich. Mehr in der Funktionsübersicht oder direkt kostenlos starten.
