Der Auftraggeber will einen Monatsbericht. Der Qualitätsmanager braucht Daten für die ISO-Dokumentation. Der Objektleiter will die letzten 90 Tage auf einen Blick. Drei Anfragen, eine Antwort: Export.
Warum Exporte wichtig sind
Reinigungsdokumentation ist nur dann nützlich, wenn man sie auch teilen kann. In der Praxis heißt das: aus dem Tool heraus, hin zu jemandem, der nicht im Tool sitzt. Auftraggeber wollen Belege. Qualitätsmanager wollen Daten. Wirtschaftsprüfer wollen Audits.
Bisher war das in vielen Tools der Schwachpunkt. Schöne Oberfläche, aber wenn der Auftraggeber einen Bericht wollte, gab es entweder Screenshots oder mühsames manuelles Zusammenstellen. Mit den Exports der Versionen 3.4.0 und 3.9.0 ist das vorbei.
PDF-Export: Der Auftraggeber-Bericht
Der PDF-Export erstellt einen formatierten Bericht für eine ausgewählte Zeitperiode. Sie wählen Datumsbereich, Plan, optional einzelne Aufgaben – und bekommen ein Dokument, das so aussieht, als hätten Sie eine Stunde damit verbracht.
Was enthalten ist: Kopfzeile mit Objekt- und Zeitperioden-Angabe, Tabelle aller Check-ins mit Zeitstempel und Mitarbeiter, Unterschriften (wenn vorhanden), Fotos (wenn aktiviert), Statistik am Ende. Auf Wunsch: Logo Ihres Unternehmens.
Tipp: Wenn Sie einen monatlichen Standardbericht für einen Auftraggeber erstellen, speichern Sie sich die Filter-Kombination. Beim nächsten Mal sind es zwei Klicks statt zwanzig.
CSV-Export: Für Excel und Auswertungen
Wer mit Daten arbeiten will, statt sie nur zu zeigen, nutzt den CSV-Export. Alle Check-ins als Zeilen, alle Felder als Spalten – fertig zum Import in Excel, Power BI, jedes andere Tool.
Der CSV-Export funktioniert auch über mehrere Pläne hinweg. Wenn Sie zehn Standorte verwalten und einen Quartalsvergleich machen wollen, exportieren Sie alle Daten auf einmal und filtern in Excel. Was vorher Stunden dauerte, dauert Minuten.
Globaler Export: Die Killer-Funktion für Großkunden
Mit Version 3.9.0 haben wir den globalen Export eingeführt. Statt Plan für Plan zu exportieren, gibt es jetzt einen Knopf: „Alle Check-ins, alle Pläne, ausgewählter Zeitraum.” Heraus kommt eine einzige Datei mit den Daten Ihres gesamten Betriebs.
Das ist die Funktion, nach der unsere FM-Kunden am häufigsten gefragt haben. Wer zwanzig Objekte verwaltet, hat keine Lust, zwanzig PDFs zusammenzuklicken. Ein Export, ein Datensatz, weiter geht’s.
Tipp: Monatsbericht in zwei Minuten
So bereiten Sie einen Auftraggeber-Bericht vor: Plan auswählen → Zeitperiode (letzter Monat) → PDF-Export → herunterladen → in E-Mail anhängen. Wer einen Standardprozess hat, braucht nicht mehr als zwei Minuten. Wer ihn an die Buchhaltung delegiert, sogar gar keine eigene Zeit.
Was es nicht ist
Der Export liefert Rohdaten und einen guten Standard-Bericht. Wer einen markenspezifischen Custom-Report mit eigener Struktur, Grafiken und Branding braucht, nutzt CSV plus Word/Excel. Wir wollen kein Reporting-Tool werden – wir wollen, dass Ihre Daten gut nutzbar sind.
Datenschutz
Exports enthalten alle Daten, die in den Plänen stehen – inklusive Personalnamen und ggf. Fotos. Achten Sie darauf, wem Sie Exports weitergeben. Wer den Export außerhalb des eigenen Unternehmens teilt, sollte ggf. anonymisieren.
