„Können Sie uns mal schicken, was letzten Monat gereinigt wurde?” Diese Mail kennt jeder Dienstleister. Dann beginnt das Zusammensuchen: Export ziehen, Namen schwärzen, PDF bauen, verschicken. Und nächsten Monat das Gleiche. Mit dem Kundenportal schaut der Auftraggeber selbst nach. Es ist ab Pro enthalten und in kleineren Tarifen für 29 €/Monat zzgl. USt. zubuchbar.
Was der Auftraggeber sieht
Jedes Portal zeigt die Reinigungspläne genau eines Auftraggebers. Den Auswertungszeitraum legen Sie fest: letzte 7, 30 oder 90 Tage.
- Erledigt – welcher Anteil der geplanten Aufgaben tatsächlich gemacht wurde.
- Pünktlich – wie viel davon im vorgesehenen Zeitfenster lag.
- Verpasst – die Zahl der ausgelassenen Aufgaben, ohne Beschönigung.
- Verlauf – die Erfüllungsquote pro Kalenderwoche, damit Trends sichtbar werden.
- Reinigungspläne – jeder Plan einzeln mit Quote, Pünktlichkeit und verpassten Aufgaben.
Ein Blick reicht, um zu sehen, ob alles läuft. Und wo nicht: Wenn die Grundreinigung bei 50 % steht, ist das ein Gesprächsanlass – keiner, den der Auftraggeber erst bei der Vertragsverlängerung entdeckt.
Schnell eingerichtet
Ein Kunde ist schnell angelegt: Name eintragen, die passenden Reinigungspläne auswählen, eine fünfstellige PIN für den QR-Zugang festlegen. Dazu kommen der Auswertungszeitraum und die Sprache des Portals – praktisch, wenn die Hausverwaltung auf Deutsch, der internationale Mieter aber auf Englisch liest.
Ihr Branding, nicht unseres
Unter „Erscheinungsbild” laden Sie Logo und Header-Bild hoch, wählen eine Akzentfarbe und ergänzen eine Beschreibung sowie einen Info- und Kontakttext. Auch wie der Kunde die PIN eingibt, legen Sie hier fest. Für den Auftraggeber ist es Ihr Portal. Das wirkt professioneller als jede Excel-Tabelle im Anhang – und es zeigt, dass Sie nichts zu verstecken haben.
Interne Daten bleiben intern
Transparenz heißt nicht, alles offenzulegen. Mitarbeiternamen, Fotos, Unterschriften und Kommentare verlassen die Portalgrenze nicht. Die Schwärzung passiert serverseitig – nicht per Häkchen, das jemand vergessen kann.
Auch Ihre internen Plannamen müssen nicht nach außen. Je Plan setzen Sie optional einen Anzeigenamen für den Kunden. Ohne Angabe sieht er den internen Titel.
Zugang ohne Benutzerkonto
Auftraggeber brauchen kein Konto und kein Passwort. Es gibt zwei Wege ins Portal:
QR-Code mit PIN. Den QR-Code laden Sie herunter und hängen ihn aus oder schicken ihn mit. Wer scannt, gibt die PIN ein und ist drin.
Magic Link. Ein Link, der keine PIN braucht – ideal für die Mail an den Objektverantwortlichen. Die Gültigkeit wählen Sie selbst, von einem Tag bis zu einem Jahr. Danach läuft der Link ab, widerrufen können Sie ihn jederzeit.
In der Kundenübersicht sehen Sie außerdem, wann das Portal zuletzt aufgerufen wurde.
Was sich dadurch ändert
Weniger Mailverkehr. Die Frage „Wurde das gemacht?” beantwortet das Portal, bevor sie gestellt wird.
Bessere Gespräche. Statt über Einzelfälle zu streiten, schauen beide auf dieselben Zahlen. Ein Einbruch in KW42 ist dann ein Thema für das nächste Treffen, kein Vorwurf.
Vertrauen als Verkaufsargument. Wer bei der Ausschreibung zeigen kann, wie der Auftraggeber die Leistung selbst nachsehen kann, hat ein starkes Argument.
Und für Gäste und Mieter?
Für alle ohne Zugang gibt es die öffentliche Statusseite: per QR-Code am Raum sieht jeder, wann zuletzt gereinigt wurde – ohne Login und ohne interne Details.
