Die Reinigungskraft bemerkt einen tropfenden Wasserhahn in der Herrentoilette. Was macht sie? Zettel schreiben? Den Hausmeister anrufen? Eine WhatsApp schicken, die im Chat-Verlauf untergeht? Ab jetzt: Mängel direkt in Hyginify melden.
Das tägliche Problem
Reinigungskräfte sind oft die ersten, die Probleme bemerken. Defekte Beleuchtung, beschädigte Möbel, leere Seifenspender, verstopfte Abflüsse, lockere Fliesen. Sie sind überall, sie sehen alles. Aber bisher hatten sie keinen einfachen Weg, das festzuhalten – jedenfalls keinen, der auch ankommt.
Die Folge: Mängel werden mündlich weitergegeben, vergessen, zu spät behoben. Im schlimmsten Fall führt das zu Sicherheitsproblemen oder Beschwerden von Auftraggebern, die ein Defekt schon wochenlang bemerkt haben, bevor er offiziell gemeldet wird.
Die Lösung
Mit Version 3.10.0 ist die Mängelmeldung fester Bestandteil des Check-in-Flows. Beim Erfassen einer Reinigung kann die Reinigungskraft mit einem Klick eine Meldung anlegen: kurze Beschreibung, optional ein Foto, fertig.
Die Meldung wird automatisch dem Check-in zugeordnet – mit Zeitstempel, Standort und ohne Schuldzuweisung. Der Objektleiter sieht die Meldung sofort im Dashboard. Keine Zwischenkanäle, keine Übersetzungsfehler, keine vergessenen Zettel.
Wie es funktioniert
Während eines Check-ins erscheint neben jeder Aufgabe ein „Mangel melden”-Button. Reinigungskraft tippt darauf, beschreibt das Problem in einem Satz („Wasserhahn Herren-WC tropft”), macht ein Foto, bestätigt – die Meldung ist gespeichert.
Im Bereich „Mängel” sehen Objektleiter alle offenen Punkte. Sie können den Status setzen (offen, in Bearbeitung, behoben), Notizen ergänzen oder die Meldung an Externe weitergeben. Behobene Mängel landen im Archiv und bleiben dort dokumentiert.
Praxisbeispiele
Defekte Glühbirne in der Tiefgarage. Reinigungskraft macht ein Foto, beschreibt den Standort. Objektleiter sieht den Mangel binnen Stunden, beauftragt den Hausmeister. Vorher: oft zwei Wochen Wartezeit.
Beschädigtes Inventar in der Schule. Tisch mit Riss, könnte zu Verletzungen führen. Mit Foto klar dokumentiert, mit Zeitstempel versehen – wichtig für Versicherungsfragen.
Fehlender Nachschub. Toilettenpapier alle, Seifenspender leer. Klassische „kleine” Probleme, die oft untergehen, bei Auftraggebern aber große Wirkung haben. Jetzt direkt sichtbar.
Der Mängelbericht
Alle Meldungen lassen sich als PDF oder CSV exportieren – auf Wunsch auch nur die offenen Punkte. So entsteht ein Dokument, das Sie monatlich an Auftraggeber senden können: „Diese Mängel haben wir erkannt, hier ist der aktuelle Stand.”
Das verändert die Wahrnehmung der Reinigungsleistung. Statt nur zu reinigen, dokumentiert das Team aktiv den Zustand des Objekts. Das schafft Vertrauen – und ist oft der Punkt, an dem Auftraggeber merken, was sie an der Reinigung tatsächlich haben.
Was es nicht ist
Hyginify ist kein Ticketsystem für Hausmeister. Wenn Sie umfangreiche Wartungs- und Reparaturprozesse abbilden wollen, brauchen Sie weiterhin ein dediziertes CAFM-System. Aber für die häufigste Lücke – „bemerkt, aber nicht gemeldet” – haben wir die Brücke gebaut.
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